Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Multimedia pada umumnya dipahami oleh orang sebagai suatu fasilitas atau tingkat pencapaian  teknologi pada Personal Computer (PC). Sebuah PC dikatakan multimedia apabila dilengkapi dengan berbagai media tambahan, interface, atau disebut dengan aplikasi, sehingga PC tersebut memiliki kemampuan tidak hanya menampilkan teks atau gambar saja, tetapi juga suara dan gambar bergerak (video), serta mampu melakukan komunikasi dengan PC atau media lain. Inilah yang kita sebut sebagai aplikasi multimedia. Ada beberapa contoh aplikasi multimedia, yaitu games, video conferencing, virtual reality, groupware. Video Conferencing adalah suatu alat komunikasi jarak jauh untuk menampilkan suara dan citra gerak dalam suatu jaringan komputer. Virtual Reality adalah suatu aplikasi yang dimana penggunanya merasa ada disuatu situasi buatan yng kelihatan nyata. Groupware adalah aplikasi perkantoran yang biasa digunakan untuk berkomunikasi dengan para pegawai yang ada disuatu perusahaan.

         Di Indonesia perkembangan aplikasi multimedia sangatlah cepat. Multimedia kini tidak hanya ada dibidang bisnis, hiburan, pendidikan tetapi juga merambah bidang politik dan pemerintahan. Contohnya, sekarang banyak iklan-iklan tentang institusi-institusi pemerintahan, kampanye politik melalui iklan. Tidak hanya itu, aplikasi multimedia juga diterapkan di dalam sistem pemerintahan di Indonesia saat ini. Contohnya, pemerintah pusat maupun daerah saat ini sedang gencar-gencarnya mengembangkan e-Government. e-Government adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses pemerintahan yang demokratis. Contoh daripada efisiensi internal adalah aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik).

TNDE meruapakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan, serta dapat diakses melalui suatu jaringan. Artinya surat menyurat dalam sebuah institusi akan dipermudah dengan aplikasi ini. Administrasi surat tidak harus masuk ke ruangan atasan untuk meminta disposisi apabila ada surat masuk, tidak perlu menunggu waktu yang terlalu lama jika atasan sedang tidak berada dikantor karena aplikasi multimedia ini diterapkan dengan website jadi bisa diakses dimanapun. Manfaat dari aplikasi ini adalah efisiensi dan efektifitas kerja, penghematan kertas dan penyimpanan, berkurangnya resiko kehilangan dokumen dan kemudahan pencarian dokumen, kemudahan pelacakan keadaan dan status dokumen naskah dinas, serta mendukung kebijakan perkantoran elektronis guna menuju e-Government yang dicanangkan oleh pemerintah. Perangkat yang digunakan adalah jaringan komputer berbasis LAN (Local Area Network) ataupun wireless network yang terkoneksi antar bagian, server yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam suatu jaringan, komputer client untuk mengakses aplikasi tersebut, scanner sebagai pemindai dokumen, dan SDM sebagai operator dan administrator. Cakupan dari aplikasi TNDE ini adalah surat masuk, disposisi, dan surat keluar. Aplikasi yang berbasis web ini tidak hanya memuat teks-teks saja, tetapi juga dilengkapi dengan gambar-gambar hasil scan surat masuk yang discan oleh administrasi surat menyurat. Selain itu dalam aplikasi ini jua dilengkapi tutorial tentang aplikasi ini dalam bentuk penjelasan gambar-gambar maupun video cara mengoperasikan aplikasi ini. Berikut adalah bagan alur aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) :

1.         Surat masuk

Surat yang masuk ke sebuah institusi akan diterima oleh petugas administrasi. Petugas akan mencatat dan scan dokumen surat tersebut. Dokumen tersebut akan masuk kedalam media penyimpanan. Selain itu dokumen akan dilihat oleh  atasan yang berwenang. Setelah dilihat dan diperiksa, atasan tersebut akan memberikan disposisi untuk surat. Rangkaian tersebut menggunakan aplikasi TNDE dengan bantuan web sehingga lebih mudah dan efisien.

2.         Disposisi

Disposisi yang telah diberikan oleh atasan akan akan disimpan dalam media penyimpanan dan akan dibaca oleh bagian administrasi. Administrasi sebagai penerima disposisi akan membuat laporan tentang surat tersebut dan akan diperiksa kembali oleh atasan. Setelah semuanya lengkap, disposisi suratnakan dilanjutkan dengan pembuatan surat balasan atau surat keluar.

3.         Surat keluar

Setelah surat masuk dan telah mendapat disposisi dari atasan, akan dibuat surat balasan dalam bentuk surat keluar. Petugas adminitrasi membuat konsep surat keluar. Setelah konsep selesai, konsep surat tadi akan diperiksa oleh atasan. Setelah disetujui, konsep akan dibuat menjadi surat keluar dan dprint serta ditanda tangani oleh orang yang berwenang. Sebelum diprint, surat terlebih dahulu disimpan dalam media penyimpanan agar mudah dilacak.

Dalam pelaksanaannya, aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang berbasis web ini menemui beberapa kendala dan tantangan, antara lain komitmen dan keterlibatan pejabat dalam  alur kerja aplikasi ini, paradigma dalam persuratan yang selama ini masih menggunakan metode manual, kedisiplinan staf dalam pengeloloaan, dan masih banyak lagi.

Dalam era teknologi saat ini, terbuka kesempatan yang sangat lebar untuk mengembangkan manajemen pelayanan yang berbasis internet yang mampu menciptakan pelayanan yang prima. Salah satu contohnya adalah aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) yang berbasis web dengan sentuhan multimedia sehingga dapat  menciptakan aplikasi yang hanya mementingkan isi tetapi ditambah dengan konten-konten yang membuat aplikasi ini makin menarik. TNDE adalah aplikasi surat menyurat dalam subuah perusahaan/instansi,  baik pemerintahan maupun swasta, yang berfungsi untuk efektifitas dan efisiensi pekerjaan, dalam hal ini tentang surat menyurat. Aplikasi ini juga berbasis web dan memiliki media penyimpanan di server web tersebut. Tujuannya mengurangi resiko kehilanagan dokumen, mempermudah pencarian dokumen, dan yang tidak kalah penting adalah mengurangi penggunaan kertas. Semoga aplikasi ini bermanfaat bagi perusahaan atau instansi di era teknologi saat ini.